Cour fiscale des États-Unis : des décisions récentes soulignent l’importance de documenter les activités de R-D

Deux jugements récents aux États-Unis illustrent combien de temps et d’argent peuvent être gaspillés lorsque les entreprises ne font pas preuve de vigilance et de stratégie dans leurs demandes de crédits d’impôt pour la R-D.

Dans les causes Little Sandy Coal c. Commissaire et Scott Moore et al. c. Commissaire, les tribunaux ont conclu que les contribuables n’avaient pas réussi à justifier certaines activités et leurs dépenses de recherche admissibles (QREs), principalement en raison d’un manque de documentation adéquate.

Au-delà de la leçon sur l’importance de bien conserver ses dossiers, ces causes mettent en lumière plusieurs occasions manquées où les contribuables auraient pu tirer avantage du régime fiscal.

Nous allons décortiquer ces occasions ratées et expliquer comment l’expertise fiscale peut maximiser vos demandes en R-D. Mais d’abord, il est essentiel de bien comprendre les critères d’admissibilité définis dans le crédit d’impôt fédéral pour l’augmentation des activités de recherche (communément appelé crédit d’impôt pour la R-D).

Comprendre les activités et dépenses de recherche admissibles

L’IRS précise un test en quatre volets auxquels les activités doivent satisfaire pour être reconnues comme dépenses admissibles au crédit d’impôt pour la R-D :

• Les activités visent à développer de nouvelles caractéristiques ou à améliorer la performance, la fonctionnalité, la qualité ou la fiabilité d’un produit, d’un procédé, d’une formule, d’une invention, d’un logiciel ou d’une technique (un élément d’affaires);
• Les activités ont pour but de découvrir de l’information afin d’éliminer une incertitude technique concernant la conception, la méthodologie ou la capacité de l’élément d’affaires;
• Les activités impliquent un processus itératif d’expérimentation;
• Le processus d’expérimentation repose sur les principes des sciences dures.

Si les activités d’un contribuable respectent ces quatre critères, les dépenses comme les salaires des employés, les matériaux tangibles (fournitures) et les frais de recherche sous contrat peuvent être admissibles au crédit d’impôt pour la R-D.

Même si plusieurs erreurs ont pu être commises lors du processus de demande et de défense, les difficultés rencontrées par les contribuables dans les dossiers Little Sandy Coal et Moore découlent principalement de la documentation conservée pour démontrer le respect de ces quatre critères.

Little Sandy Coal: Perte de l’avantage de la règle du rétrécissement

Dans le dossier Little Sandy Coal, malgré plusieurs faux pas, l’erreur principale des contribuables a été de « voir trop grand » en définissant leurs dépenses admissibles.

Little Sandy Coal réclamait des crédits d’impôt pour la R-D liés au développement de 11 navires de première génération pour l’année d’imposition se terminant en juin 2014. Plutôt que de cibler des parties précises des navires comme dépenses admissibles, Little Sandy Coal a défini son élément d’affaires comme étant l’ensemble de la barge en s’appuyant sur la règle du « substantiellement tout » du crédit d’impôt pour la R-D.

La notion de « substantiellement tout » s’applique lorsque 80 % ou plus des activités de recherche menées constituent des éléments d’un processus d’expérimentation. C’est crucial, car l’IRS permet alors de réclamer 100 % des dépenses admissibles du projet au crédit.

Le problème, c’est que même si plusieurs composantes des navires et les coûts associés étaient nouveaux, cela ne signifie pas que 80 % des activités de conception et de fabrication relevaient d’un processus d’expérimentation. D’ailleurs, la cour fiscale a précisé que « la règle du substantiellement tout doit s’appliquer aux activités – et non aux éléments physiques de l’élément d’affaires en développement ou en amélioration ».

Little Sandy Coal a défendu sa demande en affirmant que, puisque les éléments d’affaires étaient des prototypes, ils avaient, par définition, été créés par expérimentation. Mais l’IRS et la cour fiscale ont rejeté cet argument, soulignant que Little Sandy Coal n’a pas fourni de documentation démontrant qu’au moins 80 % de ses activités de recherche constituaient un processus d’expérimentation.

En d’autres mots, même si la cour reconnaît que le contribuable a mené certaines activités de R-D, Little Sandy Coal n’a pas su prouver, documentation à l’appui, la nature expérimentale de ses démarches, ni démontrer que 80 % des activités sur chaque navire soutenaient ce processus. Résultat : les dépenses associées n’étant pas admissibles, elles ont été refusées.

Ce qui est probablement le plus frustrant pour les contribuables, c’est qu’en omettant de fournir une documentation détaillée, Little Sandy Coal a perdu la possibilité d’appliquer la règle du rétrécissement. Cette règle permet, lorsqu’un contribuable a vu trop large dans la définition de son élément d’affaires (comme Little Sandy Coal l’a fait en incluant toutes les barges dans sa demande initiale), de présenter assez de documentation pour isoler des parties du projet comme dépenses admissibles.

Little Sandy Coal n’avait aucune documentation supplémentaire pour appliquer la règle du rétrécissement, ce qui l’a laissé sans recours lors du règlement du dossier en mars dernier.

Moore: Une leçon sur la mauvaise documentation

Little Sandy Coal s’est aussi vu reprocher de ne pas avoir documenté adéquatement le lien entre les activités des employés et les résultats obtenus. Cette erreur était au cœur du dossier Moore.

Dans cette cause, Scott et Gayla Moore remettaient en cause leur déclaration initiale au nom de Nevco, Inc. (leur société S), qui réclamait 65 % du salaire de leur chef de l’exploitation (COO) comme dépenses admissibles pour les années d’imposition 2014 et 2015. Fait important : le COO a témoigné avoir consacré « plus de 50 % » de son temps au développement de produits, ce que d’autres employés ont confirmé. Même si la cour fiscale a reconnu que le COO participait à certaines activités de R-D, elle a jugé que toutes ses tâches en développement de nouveaux produits n’étaient pas admissibles à titre de R-D.

De plus, Nevco n’a présenté aucune méthode expliquant comment elle avait estimé le temps consacré par le COO à la recherche et développement, par opposition au développement de nouveaux produits en général. En fait, la documentation montrait que le COO était en réalité à deux échelons du développement de produits proprement dit.

Autre point à retenir : même si certains précédents juridiques acceptent le témoignage oral pour prouver la participation à des activités de R-D, on constate maintenant que cela ne suffit plus. Il faut appuyer ces témoignages par une documentation solide.

Dans sa décision finale, la cour a conclu que « le dossier ne fournit aucune estimation du temps que [le COO] a consacré à la recherche admissible, par opposition au développement de nouveaux produits en général ». Par conséquent, aucun salaire ni prime du COO n’a été reconnu comme recherche admissible. Cette décision démontre l’importance de documenter la méthode de calcul des dépenses de R-D et de conserver les preuves pour appuyer la demande.

S’entourer d’experts pour maximiser vos retombées – et éviter les pièges courants du crédit d’impôt pour la R-D

À la base, les entreprises devraient toujours suivre de près leurs activités de R-D et rassembler toute la documentation pertinente – autant au fil des projets qu’à la période des impôts – pour ne pas passer à côté d’occasions de défendre ou même de bonifier leur demande (par exemple, la règle du rétrécissement).

Dans les deux cas, on constate que l’IRS ne remet pas en question l’admissibilité de certaines dépenses ou du temps. Ce qui est contesté, c’est le pourcentage de temps ou de coûts admissible, ainsi que la qualité de la documentation justifiant les estimations.

C’est important, car même si la jurisprudence reconnaît l’utilisation d’estimations pour calculer le crédit de R-D, cela ne dégage pas le contribuable de sa responsabilité de documenter la façon dont ces estimations ont été établies et de prouver leur exactitude.

En résumé : si vous réclamez le crédit d’impôt pour la R-D, vous devez respecter à la fois les exigences de la Section 41 et celles de l’IRS en matière de documentation.

Un système de tenue de dossiers en temps réel – incluant notes, résultats de tests, feuilles de temps, données de coûts et preuves d’incertitude technologique ou d’expérimentation scientifique – est essentiel pour réclamer le crédit.

Il est aussi crucial de s’entourer de partenaires capables de vous guider dès le départ, afin d’éviter les erreurs de déclaration, d’économiser temps et argent à la période des impôts, et de prévenir les longues batailles juridiques qui peuvent survenir si votre demande est refusée.

Pour découvrir comment mieux suivre vos progrès (et ainsi simplifier la qualification au crédit d’impôt), consultez notre plus récent billet de blogue, Suivez votre R-D, pas seulement vos crédits d’impôt.

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