L’une des questions qui revient le plus souvent lorsque nous commençons à travailler avec de nouveaux clients est : Comment devrais-je suivre mon admissibilité aux crédits d’impôt?
Ou, pour nos partenaires canadiens : Comment suivre ma RS&DE?
Même si cette question semble logique — après tout, les crédits d’impôt font probablement partie des raisons pour lesquelles vous avez choisi Boast — elle passe un peu à côté de l’essentiel de notre mission.
Nous savons à quel point votre temps est précieux, et celui de vos équipes de développement aussi. Déterminer quels projets ou activités sont admissibles aux crédits d’impôt pour la R-D ou aux programmes de subventions gouvernementales, ce n’est tout simplement pas là-dessus que vous devriez vous concentrer.
Parce que c’est notre travail.
Votre priorité, comme entreprise, devrait être d’innover et de bâtir de nouvelles solutions. Votre admissibilité aux crédits d’impôt découlera naturellement de cette démarche, mais elle ne devrait jamais être le moteur principal de votre stratégie de R-D.
Pendant que votre équipe se concentre sur l’innovation et la création de nouvelles solutions, Boast AI surveille activement votre admissibilité aux crédits d’impôt en se synchronisant avec les systèmes de gestion de projets que votre équipe de R-D utilise déjà pour organiser son travail. Ainsi, vos développeurs peuvent se concentrer sur leurs tâches, pendant que notre plateforme intelligente et nos experts fiscaux optimisent votre demande.
Pour que tout cela fonctionne — et pour garder vos développeurs alignés et vos coûts sous contrôle — il est essentiel de documenter vos activités et de suivre vos processus. Négliger cette étape peut avoir des conséquences bien plus larges que la simple admissibilité à un crédit d’impôt ou à une subvention.
Le suivi de projets : la clé pour optimiser votre R-D
L’IRS aux États-Unis et l’ARC au Canada recommandent à toute entreprise qui demande du financement à l’innovation de suivre ses processus — ex. feuilles de temps, plans de projets — comme exigences de base. Ces organismes fédéraux considèrent cela comme une bonne pratique d’affaires. En respectant cette exigence, vous démontrez à ces instances que votre équipe produit fait preuve de rigueur (ce qui peut renforcer la confiance des autorités — voire des vérificateurs — envers votre organisation).
Idéalement, votre équipe suivrait chaque minute consacrée à la R-D et au développement de produits. Mais nous savons que ce n’est pas toujours réaliste, surtout pour les jeunes entreprises qui ne documentent pas formellement toutes les activités ponctuelles qui contribuent à la R-D.
Donc, même si le suivi à 100 % du temps est l’idéal, toute documentation qui relie les activités aux coûts et aux résultats sera utile, non seulement pour préparer vos demandes, mais aussi pour mieux gérer et optimiser votre feuille de route produit et votre stratégie.
C’est un point à retenir : un suivi précis du temps, ce n’est pas qu’une question de financement. C’est aussi la meilleure façon d’améliorer vos opérations et d’éclairer vos décisions d’affaires.
Cela vaut autant pour les activités clairement admissibles aux crédits d’impôt que pour le temps non admissible. L’important, c’est que ce n’est pas à votre équipe de faire la distinction.
Le meilleur moyen pour vos développeurs de transmettre la nature du projet à nos spécialistes en R-D et en RS&DE chez Boast AI, c’est d’être rigoureux dans la collecte de documentation — des détails les plus banals aux innovations majeures — et de nous laisser raconter l’histoire.
Documentation essentielle pour le suivi de projets
Voici les types de documentation que vos équipes devraient s’efforcer de rassembler :
- Registres des défis techniques – Notez tous les défis techniques rencontrés durant le développement. Incluez les expériences menées, prototypes créés, itérations, tests et analyses des résultats.
- Gestion des versions de tous les documents techniques – Suivez l’évolution dans les documents d’architecture, de conception et dans le code source.
- Prototypes logiciels – Ajoutez des notes sur l’analyse du prototype.
- Documents de tests – Conservez les cas de tests, les résultats et les analyses, avec les dates et les personnes ayant effectué les tests.
- Carnets de développeurs – Gardez tous les carnets manuscrits des développeurs (et assurez-vous qu’ils sont datés).
- Comptes rendus de réunions – Notez la date, les participants, la durée et les enjeux techniques discutés.
- Photos de tableaux blancs – Prenez en photo les schémas logiciels dessinés sur les tableaux blancs et joignez-les à la documentation du projet.
- Courriels – Archivez les échanges de courriels avec des étiquettes lorsque des enjeux pertinents sont abordés.
Et surtout, feuilles de temps.
Idéalement, tous les employés impliqués en R-D devraient suivre 100 % de leur temps, qu’il soit admissible ou non aux crédits d’impôt. Cela donne à Boast AI la meilleure vue d’ensemble pour calculer avec précision votre admissibilité à la RS&DE et aux crédits d’impôt — surtout si votre système de suivi du temps inclut des notes et de la documentation sur les activités et les défis techniques rencontrés.
Nous comprenons toutefois qu’il y aura toujours du temps non comptabilisé. C’est là que la documentation détaillée devient précieuse : elle permet de combler les lacunes en ajoutant du contexte à vos registres de temps.
À la base, le suivi du temps devrait être ventilé par projet et par activité lorsque les équipes relient des actions précises à des résultats. Même si ces catégories sont larges, voici les activités les plus pertinentes pour une réclamation de crédit d’impôt pour la R-D (voyez notre infographie, Niveaux de préparation technologique, expliqués pour en savoir plus sur les activités attendues à chaque phase de la R-D) :
- Développement
- Tests
- Exigences techniques
- Analyse technique
- Supervision technique
- Collecte de données
- Non-RS&DE (pour toutes les autres tâches non couvertes ci-dessus)
L’endroit où vous consignez toute cette information est aussi un point important. Selon la taille de votre organisation et l’ampleur de votre R-D, votre système peut être aussi simple qu’un fichier Excel ou aussi complet qu’un système tiers de suivi du temps.
Parmi les systèmes tiers populaires, on retrouve Jira, Toggl et Harvest, pour n’en nommer que quelques-uns.
Même si nous sommes fiers de la capacité de Boast AI à s’intégrer à la plateforme qui convient le mieux à votre équipe, il y a certains critères et meilleures pratiques à suivre de près, peu importe la méthode de suivi du temps choisie.
Meilleures pratiques pour le suivi du temps
Étape 1 : Utilisez la structure hiérarchique naturelle de votre système de gestion de projets
Selon le système utilisé, il existe une « hiérarchie naturelle » de l’information à suivre. Ne chamboulez pas cette structure; la plateforme a été conçue ainsi pour une bonne raison.
En respectant la structure de données recommandée par votre plateforme (ex. Jira), vous augmentez la rapidité de développement, la transparence et la communication à mesure que votre entreprise prend de l’expansion, tout en fournissant à Boast AI le contexte nécessaire pour rédiger votre réclamation.
Et surtout, cette hiérarchie vous donne la visibilité nécessaire pour savoir qui travaille sur quoi et comment votre organisation livre de nouveaux produits innovants.
Étape 2 : Attribuez des points d’histoire à vos sprints
Si vous utilisez une méthode de développement agile, l’attribution de points d’histoire à vos sprints vous aidera à préparer et à atteindre vos objectifs, tout en servant d’outil de suivi du temps pour votre réclamation de crédit d’impôt R-D.
Nous recommandons une méthode agile simple de 15 points par sprint. Cela permettra à votre équipe d’obtenir des estimations de temps précises qui appuieront votre réclamation en cas de vérification.
Étape 3 : Utilisez votre dépôt de code pour le contrôle de version
Cette étape semble évidente, mais il est crucial de rappeler à quel point ce suivi est essentiel pour appuyer votre réclamation de crédit d’impôt pour la R-D. Par exemple, en mentionnant simplement le numéro de billet dans votre commit Git, vous créez une piste qui résistera à la vérification la plus rigoureuse.
Étape 4 : Attribuez des points d’histoire
Votre équipe devrait attribuer des points d’histoire à l’assurance qualité, à la gestion de projet et à la gestion des ressources pour augmenter votre réclamation de crédit d’impôt pour la R-D et réduire les coûts indirects. Même si ces ressources ne sont pas toujours saisies dans des plateformes comme Jira, créer une tâche pour chaque sprint sert de preuve technique pour votre dossier.
Étape 5 : Intégration des données
Intégrez toutes ces données à Boast AI pour automatiser les tâches manuelles (ex. suivi du temps, catégorisation automatique des billets de service et des épopées par projet, etc.).
Après cela, Boast AI prend le relais! Une fois vos systèmes de documentation et de suivi du temps en place, notre équipe agit comme une extension de la vôtre pour repérer toutes les activités pouvant être réclamées en crédits d’impôt R-D.
En combinant notre plateforme propulsée par l’IA à des années d’expérience (plusieurs membres de l’équipe Boast AI sont eux-mêmes des fondateurs), nous vous aidons à maximiser votre accès à du capital non dilutif pour prolonger votre marge de manœuvre financière, avec un minimum d’efforts. Pour en savoir plus, planifiez un appel avec notre équipe dès aujourd’hui.
