En résumé : L’IRS vient d’effectuer la plus importante refonte du formulaire 6765 en plus de dix ans, ajoutant trois nouvelles sections qui exigent des détails par projet, une ventilation des composantes d’affaires et une documentation conforme. La section G est optionnelle pour 2024, mais deviendra obligatoire pour l’année d’imposition 2025 pour certaines entreprises. Conséquence : la conformité va devenir un enjeu bien réel.

Après plusieurs mois d’attente et de versions préliminaires, l’IRS a récemment finalisé la mise à jour la plus complète du formulaire 6765 (Crédit pour l’augmentation des activités de recherche) depuis 2009. Si votre entreprise réclame des crédits d’impôt fédéraux pour la R-D, ces changements vont transformer la façon dont vous documentez, justifiez et déclarez vos activités d’innovation.

L’essentiel à retenir? Les demandes de crédits d’impôt pour la R&D globales et peu détaillées, c’est terminé. L’IRS exige maintenant des informations précises par projet, une ventilation des composantes d’affaires et une documentation à jour, prête à résister à toute vérification. Pour les entreprises innovantes, ce n’est pas qu’une question de conformité, c’est aussi une occasion de renforcer vos activités de R&D et d’en tirer plusieurs avantages stratégiques.

Ce qui change concrètement : Nouvelle structure du formulaire 6765

La nouvelle version du formulaire 6765 ajoute trois sections qui transforment la façon de déclarer vos crédits d’impôt R-D :

Section E : Autres renseignements (obligatoire dès 2024)

Cette section recueille des indicateurs globaux sur vos activités de R-D :

  • Ligne 37 : Nombre total de composantes d’affaires générant vos DPAQ
  • Ligne 38 : Montant des salaires des dirigeants inclus dans les QRE
  • Ligne 39 : Acquisition ou disposition d’une entreprise ou d’un secteur d’activité important
  • Ligne 40 : Ajout de nouvelles catégories de dépenses dans vos DPAQ de l’année courante
  • Ligne 41 : Utilisation de la directive ASC 730 pour la R-D dans les états financiers

Section F : Sommaire des DPAQ (Obligatoire dès 2024)

Ceci remplace les ventilations de dépenses qui figuraient auparavant dans les sections A et B :

  • DPAQ – Salaires
  • Dépenses de fournitures consommées en recherche
  • Coûts de location ou de crédit-bail d’ordinateurs pour la recherche admissible
  • Dépenses de recherche sous contrat

Section G : Déclaration des composantes d’affaires (Optionnelle en 2024, Obligatoire dès 2025*)

C’est la grande nouveauté. Pour chaque composante d’affaires représentant les 80 % de vos DPAQ les plus importants (jusqu’à 50 composantes), vous devrez fournir :

  • Détails qualitatifs : Nom de la composante, type (produit/processus/logiciel), EIN (Employer Identification Number) de l’entité responsable
  • Classification logicielle, si applicable : Usage interne, double fonction, commercial, etc.
  • Ventilation des DPAQ – Salaires : Recherche directe, supervision ou activités de soutien
  • DPAQ – Dépenses autres que salaires : Fournitures, coûts informatiques, recherche sous contrat par composante
  • Renseignements requis : Description des objectifs de recherche (pour les déclarations modifiées seulement)

Qui sera exempté de la section G en 2025?

  • Petites entreprises admissibles réclamant le crédit d’impôt sur la masse salariale
  • Entreprises avec ?1,5 M$ de DPAQ totaux ET ?50 M$ de revenus bruts (au niveau du groupe contrôlé)

Pourquoi c’est important : Les enjeux stratégiques

  1. Protégez-vous en cas de vérification grâce à une documentation proactive

L’IRS ne cache pas ses intentions. Ces changements reprennent directement les exigences du Chief Counsel Memorandum 20214101F, qui a établi en 2021 des normes de documentation renforcées pour les demandes de remboursement du crédit d’impôt pour la R&D.

Ce que cela signifie : L’IRS exige maintenant que vous soyez prêt à justifier vos demandes comme lors d’une vérification, dès le départ. Les entreprises qui mettent en place des systèmes de conformité solides dès maintenant seront prêtes à toute éventualité.

  1. La composante d’affaires devient la nouvelle unité d’analyse

Avant, plusieurs entreprises regroupaient leurs dépenses de R&D dans de grandes catégories. Le nouveau formulaire exige de penser en termes de « composantes d’affaires admissibles » : produits, procédés ou applications logicielles précis, chacun représentant un effort de recherche distinct.

Occasion stratégique : Cette analyse détaillée permet souvent de repérer des activités admissibles qui passaient inaperçues dans les rapports globaux. Une bonne analyse par composante d’affaires augmente fréquemment la valeur totale du crédit de 15 à 25 %.

  1. Justification en temps réel exigée

L’accent mis sur la documentation en temps réel signifie que vous ne pouvez plus reconstituer les détails d’un projet après coup. Il vous faut des systèmes qui saisissent les activités de R&D au fur et à mesure.

Impératif de conformité : Commencez à bâtir ces systèmes dès maintenant. La documentation rétroactive pour les années fiscales 2025 et suivantes sera beaucoup plus difficile à défendre.

Impact sectoriel : Qui doit se préparer

Entreprises de technologies et de logiciels

Points critiques :

  • Répartition du temps des développeurs entre la recherche directe, la supervision et le soutien
  • Catégorisation des dépenses d’infonuagique
  • Intégration avec les outils de gestion de projets existants (Jira, GitHub, etc.)

Mesures à prendre :

  • Associez vos sprints agiles et fonctionnalités aux composantes d’affaires
  • Mettez en place un suivi du temps qui distingue la recherche de la programmation courante
  • Documentez l’incertitude technique et l’expérimentation pour chaque fonctionnalité

Entreprises manufacturières et de matériel

Points critiques :

  • Développement de prototypes et activités de tests
  • Initiatives d’amélioration des procédés
  • Suivi des dépenses de fournitures pour la R-D par opposition à la production

Mesures à prendre :

  • Définissez clairement la frontière entre la R-D et la fabrication courante
  • Classez les fournitures selon leur usage en R-D
  • Documentez les défis techniques et les cycles d’itération

Sciences de la vie et biotechnologies

Points critiques :

  • Coordination des essais cliniques et analyse des données
  • Découverte et développement de médicaments
  • Tests de conformité réglementaire et documentation
  • Collaborations avec les universités et laboratoires fédéraux

Mesures à prendre :

  • Alignez les phases de recherche avec la définition des composantes d’affaires
  • Faites le suivi des activités cliniques admissibles et non admissibles
  • Documentez les ententes de recherche sous contrat et les taux applicables

Services professionnels et services-conseils

Points critiques :

  • Développement de logiciels sur mesure pour les clients
  • Innovation de procédés et développement de méthodologies
  • Création de plateformes technologiques
  • Développement de solutions personnalisées pour les clients

Mesures à prendre :

  • Assurez un suivi précis des modalités d’honoraires et des droits contractuels des clients
  • Documentez l’incertitude technique dans les mandats clients
  • Définissez clairement la frontière entre la R-D et la prestation de services courante

La charge de conformité : à quoi vous attendre

Les exigences de documentation ont explosé

Avant : Catégories globales de dépenses admissibles Après : Détail par projet incluant :

  • Objectifs techniques et incertitudes
  • Méthodologies et processus d’expérimentation
  • Répartition du personnel selon le type d’activité
  • Suivi des dépenses par composante d’affaires
  • Documentation en temps réel des efforts de recherche et des itérations

La complexité administrative est majeure

Selon notre analyse des nouvelles exigences, prévoyez :

  • Augmentation de 25 à 40 % du temps de préparation du formulaire 6765
  • Fardeau nettement plus élevé de documentation et de tenue de dossiers
  • Coordination interservices entre les équipes fiscales, financières, juridiques et techniques

Le risque de non-conformité s’est déplacé

L’IRS applique désormais un niveau d’examen approfondi dès le dépôt. Si votre dossier est mal documenté, vous risquez :

  • Des délais de traitement pour vos demandes de remboursement
  • Un risque accru de vérification en cas de dossier incomplet
  • Le refus du crédit pour des composantes d’affaires non justifiées
  • Pénalités et intérêts pour des demandes inexactes ou gonflées

Plan d’action stratégique : comment vous préparer

Phase 1 : Diagnostic et planification (60 prochains jours)

  1. Dressez l’inventaire de vos activités de R-D
  • Faites le lien entre vos projets actuels et les composantes d’affaires potentielles
  • Repérez les incertitudes techniques et les démarches d’expérimentation
  • Évaluez la qualité et l’exhaustivité de votre documentation actuelle
  • Vérifiez votre admissibilité à l’exemption de la section G
  1. Évaluez vos systèmes de documentation
  • Passez en revue vos méthodes de suivi de projets et d’allocation du temps
  • Vérifiez l’intégration avec vos systèmes comptables et de paie
  • Identifiez les lacunes dans la saisie en temps réel des activités de R-D
  • Planifiez la collecte de données interservices
  1. Analysez les besoins en ressources
  • Estimez les coûts additionnels de conformité et le temps requis
  • Déterminez la répartition interne/externe des ressources
  • Prévoyez un budget pour la mise à niveau ou l’implantation de systèmes technologiques

Phase 2 : Implantation des systèmes (90 prochains jours)

  1. Mettez en place un cadre pour les composantes d’affaires
  • Définissez les critères d’identification des composantes d’affaires
  • Créez des systèmes normalisés de nommage et de classification
  • Développez le suivi de la documentation des incertitudes techniques
  • Implantez des procédures d’allocation des coûts par projet
  1. Optimisez vos processus de documentation
  • Mettez en place des systèmes de suivi des activités en temps réel
  • Créez des formats standardisés pour la documentation des objectifs de recherche
  • Établissez des processus pour consigner les décisions au fur et à mesure
  • Formez votre personnel technique sur les exigences de documentation
  1. Intégrez les processus interservices
  • Établissez des cycles réguliers de collecte de données
  • Mettez en place des processus de classification des composantes d’affaires
  • Développez des points de contrôle qualité pour assurer l’exhaustivité de la documentation

Phase 3 : Optimisation continue (en continu)

  1. Surveillez et ajustez
  • Suivez les indicateurs de qualité et d’exhaustivité de la documentation
  • Révisez régulièrement la définition et les limites de vos composantes d’affaires
  • Évaluez la performance des systèmes et l’adoption par les utilisateurs
  1. Tirez parti de la documentation à des fins stratégiques
  • Utilisez les données par projet pour la gestion de votre portefeuille de R-D
  • Exploitez l’analyse des incertitudes techniques pour orienter votre stratégie d’innovation
  • Appuyez-vous sur l’allocation détaillée des coûts pour analyser la rentabilité de chaque projet
  • Valorisez votre documentation pour soutenir votre stratégie PI et vos demandes de brevets

Erreurs fréquentes à éviter

Considérer ceci comme un simple enjeu fiscal

L’erreur : Confier la conformité du formulaire 6765 uniquement au service des finances, sans impliquer les équipes techniques et de gestion de projet.

Pourquoi c’est important : Le nouveau formulaire exige des détails techniques que seules les équipes de projet peuvent fournir. Le service des finances ne peut pas produire la documentation requise seul.

La bonne approche : Constituez des équipes multidisciplinaires incluant des responsables techniques, des gestionnaires de projet et des membres du service des finances.

Documentation rétroactive

L’erreur : Tenter de reconstituer les détails de projet et les décisions techniques après coup.

Pourquoi c’est important : L’IRS insiste sur la documentation en temps réel. Reconstituer les faits après coup est difficile à défendre et augmente le risque de vérification.

La bonne approche : Mettez en place des systèmes de documentation en temps réel qui consignent les décisions et défis techniques au fur et à mesure.

Regrouper à l’excès les composantes d’affaires

L’erreur : Définir les composantes d’affaires de façon trop large pour réduire la charge de travail.

Pourquoi c’est important : Des composantes trop larges échouent souvent au test de la composante d’affaires et ne couvrent pas l’incertitude technique requise. En pratique, si une composante trop large est rejetée, l’ensemble de la demande est rejeté, alors qu’en détaillant vos composantes, vous réduisez ce risque

La bonne approche : Définissez vos composantes d’affaires à un niveau technique pertinent, généralement selon les objectifs de recherche distincts.

Répartition inadéquate du temps du personnel

L’erreur : Utiliser un pourcentage uniforme pour le temps des employés, peu importe le type d’activité ou le rôle.

Pourquoi c’est important : Le nouveau formulaire exige une ventilation précise entre la recherche directe, la supervision et le soutien, chacune ayant des implications différentes.

La bonne approche : Documentez en détail les types d’activités admissibles pour chaque employé individuellement.

Considérations technologiques et liées aux systèmes

Possibilités d’intégration

Intégrations efficaces pour une conformité sans faille :

  1. Systèmes de gestion de projet (Jira, Asana, Monday.com)
    1. Identification automatique des composantes d’affaires
    2. Processus de documentation des incertitudes techniques
    3. Suivi de l’allocation des ressources
  2. Systèmes de paie (Harvest, Toggl, BambooHR)
    1. Catégorisation du temps par activité
    2. Classification entre recherche directe, supervision et soutien
    3. Saisie et validation des données en temps réel
  3. Systèmes comptables (QuickBooks, NetSuite, SAP)
    1. Répartition des dépenses par projet
    2. Catégorisation et suivi des QRE
    3. Intégration à la paie pour le calcul des QRE salariales
  4. Systèmes de gestion de versions (GitHub, GitLab, Bitbucket)
    1. Documentation des activités de développement
    2. Suivi des défis techniques par fonctionnalité
    3. Analyse des branches expérimentales et des itérations

Possibilités d’automatisation

Cibles d’automatisation à forte valeur ajoutée :

  • Classification des composantes d’affaires à partir des données de gestion de projet
  • Sondages sur la répartition du temps avec suggestions intelligentes et validation
  • Catégorisation des dépenses à l’aide du plan comptable
  • Compilation de la documentation pour être prêt en cas de vérification
  • Calcul des QRE avec mises à jour et validation en temps réel

L’avantage Boast : transformer la conformité en levier stratégique

Chez Boast, on se prépare à ces changements du formulaire 6765 depuis la première ébauche. Notre plateforme et notre équipe d’experts vous aident non seulement à respecter les nouvelles exigences, mais aussi à utiliser cette documentation améliorée pour bâtir une R&D plus solide.

Comment nous aidons les entreprises à réussir

  1. Identification automatisée des composantes d’affaires
  • Analyse propulsée par l’IA des données de gestion de projet et de développement
  • Attribution intelligente des activités aux composantes d’affaires
  • Détection et documentation automatisées des incertitudes techniques
  1. Systèmes de documentation en temps réel
  • Intégration fluide à vos outils de gestion de projet existants
  • Collecte instantanée des décisions de recherche et des défis techniques
  • Flux de travail automatisé pour la collecte de données interservices
  1. Justificatifs prêts pour vérification
  • Documentation conçue pour dépasser les exigences de l’IRS
  • Validation continue de l’admissibilité des composantes d’affaires
  • Révision experte et contrôle de la qualité pour chaque demande
  1. Intelligence stratégique en R-D
  • Analyse de la rentabilité et du retour sur investissement (ROI) par projet
  • Aperçus pour optimiser le portefeuille d’innovation
  1. Gestion continue de la conformité
  • Validation et révision des données
  • Optimisation et amélioration continue du système
  • Conseils d’experts sur l’évolution des exigences et interprétations de l’IRS

Si vous n’avez pas encore mis en place ce type de système, nos spécialistes peuvent vous conseiller et trouver la meilleure stratégie pour assurer votre conformité.

En résumé : tout est dans la préparation

Les nouvelles exigences du formulaire 6765 changent fondamentalement la façon dont l’IRS aborde la conformité au crédit d’impôt pour la R-D. Les entreprises qui voient cette évolution comme une occasion stratégique de renforcer leurs opérations de R-D en sortiront gagnantes. Celles qui la perçoivent comme un simple fardeau administratif risquent de prendre du retard.

Facteurs clés de succès :

  1. Agissez tôt : Mettez vos systèmes en place avant 2025, quand la section G deviendra obligatoire
  2. Pensez de façon stratégique : Utilisez la documentation bonifiée pour plusieurs objectifs d’affaires
  3. Investissez dans l’automatisation : Appuyez-vous sur la technologie pour réduire la charge manuelle liée à la conformité
  4. Faites-vous accompagner par des experts : Collaborez avec des spécialistes qui maîtrisent à la fois les exigences techniques et les opportunités stratégiques

Les entreprises qui maîtrisent ces nouvelles exigences ne feront pas que préserver leurs crédits d’impôt pour la R&D : elles vont se démarquer grâce à une gestion de l’innovation plus efficace, une documentation robuste et des décisions d’investissement en R&D plus stratégiques.

Prêt à transformer la conformité au formulaire 6765 en avantage stratégique ? Discutez avec un expert dès aujourd’hui et découvrez comment Boast peut vous aider à naviguer dans les nouvelles exigences tout en renforçant vos activités de R-D.

Oui, pour la plupart des contribuables. La section G est facultative pour l’année d’imposition 2024, mais deviendra obligatoire dès 2025, sauf pour les petites entreprises admissibles qui réclament le crédit de paie et les sociétés avec ?1,5 M$ de QRE et ?50 M$ de revenus bruts (au niveau du groupe lié).

Une composante d’affaires désigne tout produit, procédé, logiciel, technique, formule ou invention destiné à être vendu, loué, concédé sous licence ou utilisé dans le cadre des activités commerciales du contribuable. Chaque composante doit représenter un effort de recherche distinct avec des objectifs techniques précis.

Pour 2024-2025, cela n’est exigé que pour les déclarations modifiées réclamant des crédits supplémentaires. L’IRS recommande d’« utiliser l’espace prévu » sur le formulaire, ce qui signifie des descriptions concises mais précises des objectifs de recherche et des incertitudes techniques.

Oui, mais avec des limites. Les entreprises qui utilisent l’échantillonnage statistique selon la Procédure 2011-42 doivent déclarer les composantes représentant 80 % du total des QRE (jusqu’à 50 composantes d’affaires), même si ces composantes ne faisaient pas partie de l’échantillon initial. Cela peut entraîner une charge documentaire supplémentaire importante.

Le formulaire exige des ventilations précises selon les activités réelles des employés. La recherche directe implique de l’expérimentation et du développement concrets. La supervision comprend la gestion directe des activités de recherche admissibles. Le soutien regroupe les tâches qui facilitent la recherche sans être de l’expérimentation directe. Vos systèmes de suivi du temps doivent permettre de distinguer ces catégories en temps réel.

Une documentation insuffisante peut entraîner des délais de traitement, un examen accru ou même un refus du crédit. L’IRS précise que ces exigences visent à améliorer la qualité des demandes et à réduire les réclamations frauduleuses.

Oui. Les demandes inexactes ou gonflées peuvent entraîner des pénalités, des intérêts et même des allégations de fraude. Avec la surveillance accrue, la qualité et la précision de la documentation sont plus importantes que jamais.

De nombreux États américains ont leur propre programme de crédit de R-D avec des exigences documentaires différentes. La documentation fédérale bonifiée pourrait faciliter la conformité provinciale, mais il est essentiel de vérifier les exigences propres à chaque juridiction.

Si vous disposez déjà de la documentation requise, songez à remplir la section G pour 2024. Cela démontre votre conformité proactive et vous permet de repérer des pistes d’amélioration avant l’échéance obligatoire de 2025. Toutefois, privilégiez l’exactitude plutôt que de soumettre des informations incomplètes à la hâte.