Lancer une entreprise commence toujours par bâtir votre produit, ou du moins un produit minimum viable (MVP). Sans MVP, il sera difficile de lever des fonds ou même de penser à la croissance ou à la mise à l’échelle. Le produit doit venir en premier.
Comme il n’est pas possible de sortir ce MVP de votre chapeau, il faudra investir des heures à l’ajuster, le corriger et parfois demander un coup de main.
Pour être admissible aux crédits d’impôt RS&DE, vous devez démontrer que vous avez tenté de faire avancer la technologie, que vous avez rencontré des défis et que vous avez obtenu — ou non — les résultats escomptés (pas d’inquiétude, l’échec est aussi admissible).
L’étape cruciale que vous devez accomplir pendant cette phase de tests est de bien documenter tous les défis rencontrés.
La documentation est essentielle pour appuyer votre demande, peu importe son ampleur. Notez vos progrès, mettez en lumière les défis et démontrez que votre équipe a suivi une démarche structurée pour les surmonter.
Si vous ne documentez pas ces défis, comment allez-vous prouver le travail accompli par votre équipe, comme l’exige une demande RS&DE réussie?
Exigences de documentation pour la RS&DE
Si votre demande RS&DE est sélectionnée pour une vérification, on vous demandera de fournir des preuves pour appuyer votre demande. L’Agence du revenu du Canada (ARC) exige deux types de preuves à l’appui : une pour le travail de RS&DE effectué et une pour les dépenses de RS&DE réclamées.
1. Preuve du travail de RS&DE effectué
Cette documentation inclut tout ce qui démontre l’ampleur du travail de R-D réalisé, la façon dont il a été mené, à quel moment, etc. Nous vous recommandons de toujours dater, signer et préciser la nature du travail dans vos documents, comme le suggère l’Agence du revenu du Canada (ARC).
Note : Si vous utilisez des preuves produites après la réalisation du projet, l’Agence du revenu du Canada (ARC) exige que ces preuves reflètent fidèlement le projet décrit à la Partie 2 du formulaire T661.
2. Preuve des dépenses de RS&DE réclamées
En résumé, nous recommandons que toute votre documentation justificative remplisse les critères suivants :
- La documentation doit être contemporaine, c’est-à-dire produite au moment où le travail de RS&DE est effectué.
- Elle doit être datée pour prouver que le travail a eu lieu durant l’année fiscale visée par la demande.
- Elle doit mettre en évidence les incertitudes technologiques rencontrées et le temps investi pour les résoudre.
Ces exigences semblent simples, mais il peut être difficile pour certaines équipes de rester rigoureuses et constantes dans la tenue des dossiers. C’est particulièrement vrai pour les équipes de développement logiciel qui travaillent en mode agile.
La bonne nouvelle, c’est que si votre équipe utilise déjà des outils de gestion de projet comme Jira, Trello, Asana, ou des dépôts de code comme Github, Bitbucket ou Gitlab, vous faites déjà une bonne partie du travail de documentation nécessaire.
Avec quelques ajustements simples, vous pouvez facilement tirer profit des processus déjà en place dans votre équipe technique pour recueillir toute l’information requise pour une demande RS&DE.
Types de documentation
Voici des exemples courants de documentation (que vous utilisez probablement déjà) pour appuyer vos demandes RS&DE en logiciel :
- Feuilles de temps – tous les employés impliqués en R-D devraient consigner 100 % de leur temps et distinguer les activités admissibles et non admissibles à la RS&DE. Cela permet de calculer précisément la part du temps consacrée à la RS&DE. Ajoutez des notes sur les activités et les défis techniques rencontrés.
- Défis techniques – tenez un registre des défis techniques rencontrés durant le développement. Ajoutez des détails sur les expériences menées, les prototypes créés, les itérations, les tests et l’analyse des résultats. Incluez des mesures précises si possible (ex. : la performance dépassait 5 secondes alors que la cible était 1 seconde; l’utilisation mémoire était X avec seulement 10 utilisateurs simultanés). Ce suivi peut se faire chaque semaine ou aux deux semaines.
- Contrôle de version pour tous les documents techniques – utilisez-le pour les documents d’architecture, de conception et le code source afin de suivre l’évolution du système. Ajoutez des notes sur les enjeux techniques lors de l’enregistrement des fichiers dans le système de contrôle de version.
- Prototypes logiciels – sauvegardez les prototypes (dans le système de contrôle de version, si possible) et ajoutez des notes sur leur analyse.
- Documents de tests – conservez les cas de tests, les résultats et leur analyse. Indiquez les dates et les personnes responsables des tests.
- Carnets de développeurs – gardez tous les carnets manuscrits des développeurs. Assurez-vous que les notes sont datées.
- Comptes rendus de réunions – incluez la date, les participants, la durée et un résumé des enjeux techniques discutés.
- Photos de tableaux blancs – prenez des photos des schémas réalisés sur les tableaux blancs et sauvegardez-les avec la documentation du projet.
- Courriels – archivez les échanges de courriels avec des étiquettes lorsque des défis pertinents y sont abordés.
Dans d’autres secteurs, vous pouvez aussi inclure des prototypes physiques, la documentation associée et les carnets d’ingénieurs.
Que devrais-je inclure dans mes descriptions Jira pour appuyer ma demande RS&DE?
L’Agence du revenu du Canada (ARC) cherche des détails sur les défis techniques rencontrés pendant la R-D. Ajoutez donc des informations sur les expériences menées, les prototypes créés, les itérations, les tests et l’analyse des résultats.
Votre équipe devrait aussi inclure des mesures précises si pertinent (ex. : la performance dépassait 5 secondes alors que la limite était 1 seconde; l’utilisation mémoire était X avec seulement 10 utilisateurs simultanés; la précision de l’algorithme est de x lorsque testé avec y variables).
Cependant, il se peut que votre équipe soit petite et que la démarche détaillée ci-dessus vous semble lourde pour la RS&DE. Pas de souci — il n’y a pas de solution unique, et nous avons rassemblé pour vous des moyennes sectorielles basées sur notre clientèle pour vous guider vers la meilleure approche pour votre entreprise.
I. Taille de l’équipe R-D : 1 à 3 développeurs
Utilisez Microsoft Excel ou Google Sheets et GitHub. Oui, Excel et Google Sheets conviennent parfaitement à une petite équipe, car l’ARC (Agence du revenu du Canada) ne s’attend pas à ce que vous investissiez dans un outil de gestion de projet coûteux. Les petites équipes sont agiles et collaborent facilement dans un GSheet.
II. Taille de l’équipe R-D : 4 à 7 développeurs
Pour une équipe de 4 à 7 développeurs, nous recommandons la version de base de Jira et GitHub. Dès que votre équipe dépasse 3 personnes, il est temps de passer à un outil de gestion de projet plutôt que de se fier à Excel ou Google Sheets.
Il existe de nombreux outils, mais nous constatons que 50 % de nos clients utilisent la combinaison Jira + GitHub. Votre équipe peut aussi explorer Trello, Gitlab, Notion et Asana.
III. Taille de l’équipe R-D : 8 développeurs et plus
Dès que votre équipe atteint 8 développeurs ou plus, il est temps d’adopter Jira (avec les story points) et GitHub pour bien planifier et gérer vos cycles de sprint.Atlassian recommande d’utiliser les story points pour planifier, gérer et assurer la transparence du développement de votre produit.
Démarche étape par étape pour suivre votre documentation technique
Étape 1 : Profitez de la structure hiérarchique naturelle de vos outils de gestion de projet
Cette structure de données vous permet de savoir qui travaille sur quoi et comment votre organisation livre des produits innovants.
En adoptant la structure recommandée par Atlassian, vous préparez non seulement votre dossier RS&DE, mais vous augmentez aussi la vélocité, la transparence et la communication au sein de votre équipe à mesure que vous prenez de l’expansion.
Étape 2 : Attribuez des story points Jira à vos sprints
Si vous utilisez la méthode agile, attribuer des story points Jira à vos sprints vous aidera non seulement à atteindre vos objectifs, mais servira aussi d’outil de suivi du temps pour votre demande RS&DE.
Nous recommandons d’adopter une méthodologie agile de 15 points par sprint : cela donnera à votre équipe des estimations de temps précises qui appuieront votre demande RS&DE en cas de vérification.
Étape 3 : Utilisez votre dépôt de code pour le contrôle de version.
Cela va de soi pour la plupart des gens, mais c’est aussi une preuve pour votre demande RS&DE. En associant simplement le numéro du billet Jira à votre commit Git, vous créez une piste d’audit solide, même en cas de vérification rigoureuse par l’ARC.
Étape 4 : Allouez les story points
Votre équipe devrait attribuer des story points à l’assurance qualité, à la gestion de projet et à la gestion des ressources pour maximiser votre demande RS&DE et réduire les coûts indirects. Même si ces ressources ne sont pas toujours saisies dans Jira, créer une tâche pour chaque sprint sert de preuve technique pour votre demande.
Étape 5 : Intégration des données
Intégrez vos données à une plateforme logicielle RS&DE (par exemple, la solution intelligente de Boast.ai) pour automatiser les tâches manuelles comme le suivi du temps, la catégorisation automatique des billets de service et des épiques par projet, etc.
Étape 6 : Déposez votre demande RS&DE et récupérez votre argent!
Quand vient le temps de déposer votre demande RS&DE, vous pourrez préparer le rapport technique complet exigé par l’ARC. Si vous choisissez de travailler avec Boast.ai, notre équipe d’experts techniques internes en RS&DE préparera la demande complète pour vous.
Une fois la demande prête, il ne vous restera qu’à approuver les rapports et attendre que l’ARC traite votre remboursement RS&DE.
Conseils pour la documentation RS&DE
Nous n’imposons pas de méthode unique pour documenter votre travail, car chaque organisation a sa propre façon de faire. Par contre, voici quelques conseils qui ont fait leurs preuves lors du processus de réclamation :
- Ne sous-estimez pas l’importance des défis et des notes consignés dans les courriels.
- Commencez à documenter tôt, même si vous n’êtes pas encore certain que votre travail sera admissible à la RS&DE.
- Planifiez des rappels pour ajouter des notes dans votre système de gestion de projet.
- Programmez des rappels pour consigner votre temps à la fin de chaque journée.
- Pour les entreprises logicielles, ajoutez des notes directement dans le code source.
- Désignez un champion interne pour superviser le processus.
Est-ce que vous devez vraiment documenter vos travaux admissibles à la RS&DE? Absolument. Plus votre documentation est complète, plus votre demande de crédit RS&DE sera solide.
