L’IRS mise sur le suivi des heures et critique PwC dans un dossier de crédit d’impôt R-D

Le gouvernement fédéral américain a récemment refusé un remboursement d’impôt de 1,3 million de dollars à Kyocera, un fabricant multinational d’électronique, faute de preuves concrètes démontrant que ses activités respectaient les critères d’admissibilité du crédit d’impôt pour la R-D selon l’article 41 de l’IRC.

Le dossier très médiatisé de remboursement du crédit d’impôt R-D s’inscrit parallèlement à une demande de remboursement de 5,73 millions $ déposée par Kyocera en vertu de la Section 965 de l’IRC et, en fin de compte, se résume à un manque de suivi du temps durant les années d’imposition 2018, condition nécessaire au versement.

Le dossier a été ouvert à la suite d’une modification de la demande de crédit d’impôt R-D de 398 985 $ pour 2018. Kyocera a fait équipe avec PwC—l’un des quatre grands cabinets comptables—pour réaliser une nouvelle étude basée sur des entrevues avec 36 employés considérés comme experts en la matière pour les activités de R-D visées.

La nouvelle demande—d’une valeur de plus de 1,3 million $—a été refusée, le gouvernement estimant que les 36 entrevues ne rendaient pas compte fidèlement des activités réalisées par plus de 1 200 employés impliqués dans la R-D de Kyocera.

Plus précisément, l’IRS a exigé des documents de suivi du temps—dont l’unité de R-D de Kyocera ne dispose pas—ainsi que des factures de la chaîne d’approvisionnement et des contrats pour étayer les nouvelles preuves.

En août 2024, le gouvernement américain a déposé une requête en rejet de la demande, au motif que « Kyocera n’a pas suivi le temps de ses employés pour les projets inclus dans l’étude », ce qui empêche l’entreprise « de prouver que les employés concernés atteignaient le seuil de 80 % ».

Le tribunal a cité la cause Little Sandy Coal c. Commissioner de juin 2023 pour justifier le rejet de la demande de Kyocera, la Cour d’appel du 7ᵉ circuit ayant statué que « la documentation sur le temps consacré aux activités » est requise pour se qualifier pour un remboursement selon la Section 41. »

C’est surtout le processus de PwC que l’IRS a critiqué dans sa décision, soulignant que « Fait remarquable, PwC n’a pas conservé les dossiers générés lors de sa propre étude, ni ne les a remis à Kyocera. » »

Ainsi, « l’absence de dossiers signifie que [Kyocera] ne peut tout simplement pas démontrer son admissibilité au crédit de la Section 41, et pas seulement le montant en question. » »

Le suivi du temps—et non les entrevues—est la clé pour se qualifier

La grande leçon à retenir : même l’un des plus grands cabinets comptables au monde, PwC, n’a pas respecté les meilleures pratiques pour documenter les preuves dans la demande de crédit d’impôt R-D de Kyocera.

Ce n’est pas une erreur mineure : l’entreprise a perdu non seulement sa demande modifiée, mais aussi le remboursement initial de l’année d’imposition 2018, une fois l’erreur de PwC découverte.

Bien que les témoignages oraux et les entrevues fassent partie du processus de demande de crédit d’impôt R-D, l’IRS a clairement indiqué, dossier après dossier, qu’il exige une documentation objective—pas des estimations—pour approuver toute demande de remboursement.

C’est à la fois un défi et une occasion pour les entreprises qui souhaitent demander le crédit d’impôt R-D américain à l’avenir.

Dorénavant, la façon de monter un dossier change complètement : au lieu de partir de « souvenirs » et d’entrevues appuyées par des documents, la documentation devient le point de départ de toute demande selon la Section 41. Tout repose sur le suivi du temps et la tenue de registres détaillés de toutes vos activités de R-D potentiellement admissibles au crédit.

Les entreprises ne peuvent donc plus se fier à des estimations ni à des approximations pour obtenir le crédit d’impôt R-D. Bien que cela augmente le fardeau de preuve, cette exigence oblige les demandeurs à suivre le temps dès le départ.

Bien que cela exige plus de documentation, cela ne doit pas forcément se traduire par plus de travail lorsque vient le temps de produire — ou de défendre — une demande de crédit d’impôt R-D.

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Foire aux questions sur la plus récente décision des tribunaux américains concernant le crédit d’impôt R-D

1. Quel développement récent a eu lieu concernant les demandes de crédit d’impôt R-D? Le gouvernement fédéral américain a refusé un remboursement d’impôt de 1,3 M$ à Kyocera, un fabricant multinational d’électronique, en invoquant l’absence de preuves suffisantes pour sa demande de crédit d’impôt R-D selon l’article 41 de l’IRC. Cette décision souligne l’importance d’une documentation rigoureuse, surtout du suivi des heures, dans les demandes de crédit d’impôt R-D.
2. Quel était le principal problème avec la demande de crédit d’impôt R-D de Kyocera? Le principal problème était l’absence de documentation sur le suivi du temps. Kyocera s’est associée à PwC pour réaliser une nouvelle étude fondée sur des entrevues avec 36 employés, mais n’a pas fourni de registres détaillés pour plus de 1 200 employés œuvrant en R-D.
3. Comment l’IRS a-t-il réagi à la demande de Kyocera?L’IRS a critiqué le processus de PwC, soulignant qu’ils n’avaient pas conservé les documents produits lors de leur analyse. Le gouvernement a présenté une requête pour rejeter la demande, affirmant que sans suivi du temps adéquat, il est impossible de prouver que les employés ont atteint le seuil de 80 % exigé pour le crédit.
4. Quel précédent le tribunal a-t-il invoqué dans cette affaire? Le tribunal s’est appuyé sur la décision Little Sandy Coal c. Commissioner de juin 2023, qui a statué qu’« une documentation sur le temps consacré aux activités » était nécessaire pour être admissible aux remboursements prévus à l’article 41.
5. Quel impact ce jugement aura-t-il sur les futures demandes de crédits d’impôt R-D? Cette décision souligne qu’une documentation objective, en particulier le suivi des heures, est essentielle pour appuyer une demande de crédit d’impôt R-D. Les entreprises ne peuvent plus se fier à des estimations ou à des approximations. Bien que cela augmente le niveau de preuve requis, c’est aussi l’occasion de mettre en place, dès le départ, de meilleurs systèmes de suivi du temps, ce qui peut simplifier le processus de réclamation à long terme.