Comment le directeur financier de CoLab a éliminé des heures de travail manuel tout en augmentant la valeur de ses demandes
Résumé exécutif
ENTREPRISE : CoLab (Y Combinator 2019, Série B) SECTEUR : Logiciel de collaboration en ingénierie TAILLE : Plus de 150 employés à l’échelle mondiale
DÉFI : Processus de crédits d’impôt RS&DE laborieux avec un cabinet Big Four, incluant des vérifications de 12 heures et des occasions manquées
SOLUTION : Passage à la plateforme technologique de crédits d’impôt RS&DE de Boast
RÉSULTATS : Demandes doublées puis triplées d’une année à l’autre, économies de temps majeures, défense en vérification simplifiée
LE DÉFI
Quand « l’expertise » devient un frein
Tyler Kelloway s’est joint à CoLab en 2018, alors que la plateforme de collaboration en conception n’avait pas encore de revenus et comptait moins de 10 employés. Ayant travaillé dans un cabinet Big Four, Tyler connaissait bien les approches traditionnelles aux
crédits d’impôt RS&DE — mais cette expérience allait vite devenir un désavantage.
Lorsque CoLab a commencé à demander des crédits d’impôt RS&DE en 2019, ils ont suivi la voie traditionnelle : collaborer avec l’un des cabinets comptables du Big Four. Résultat : un cocktail d’inefficacité et de frustration.
« Je connaissais très peu la RS&DE et les crédits d’impôt à la R-D, probablement par choix — ce n’est pas le domaine le plus sexy ou populaire. »
TYLER KELLOWAY,
DIRECTEUR FINANCES, COLAB
La réalité des Big Four
La première expérience de CoLab avec les crédits d’impôt RS&DE a illustré tous les problèmes des approches comptables traditionnelles :
- Vérifications marathon de 12 heures : Leur première vérification aurait dû durer deux heures, mais s’est étirée à douze à cause de problèmes de communication
- Déconnexion technique : Le vérificateur ne comprenait pas la technologie innovante de collaboration de CoLab
- Barrières linguistiques : Un simple malentendu sur quelques mots a failli faire rejeter toute leur demande
- Cauchemars de documentation manuelle : Comme l’explique Tyler : « Quand on est une petite entreprise, on n’a généralement pas toute l’information documentée sur comment XYZ est fait, développé, qui a fait quoi et quand. »
« La vérification de 12 heures aurait pu se faire en deux si la compréhension avait été là », souligne Tyler. « Le plus difficile, c’était d’expliquer dans le langage d’un vérificateur fiscal ce qu’une nouvelle technologie, impossible à comparer à la concurrence, accomplit. »
Les coûts cachés d’un service générique
Au-delà du temps perdu, CoLab a vécu le problème classique des Big Four : les crédits d’impôt à la R-D n’étaient qu’une ligne de plus dans un vaste portefeuille de services. Leur cabinet comptable manquait :
- D’expertise approfondie des processus de développement logiciel
- De capacité à traduire l’innovation technique en « langage RS&DE »
- D’approche systématique pour la documentation et la défense en vérification
- D’orientation vers l’optimisation des retours plutôt que la simple conformité
Résultat? Des demandes moyennes, des processus pénibles et la crainte constante de laisser de l’argent sur la table.
LA SOLUTION
La technologie alliée à l’expertise spécialisée
En 2021, CoLab avait beaucoup grandi, complété sa Série A et élargi son équipe. Il était temps de revoir sa stratégie de crédits d’impôt à la R-D.
« On s’est dit que c’était une bonne occasion d’aller voir sur le marché : est-ce qu’on reçoit encore le meilleur service, au bon prix? »
CoLab a lancé un processus d’appel d’offres rigoureux, évaluant trois cabinets Big Four et deux fournisseurs spécialisés en crédits d’impôt RS&DE, dont Boast.
« Tout revenait toujours à une question : est-ce qu’ils sont capables de rédiger la demande au complet sans nous? Et si oui, devrons-nous tout réécrire ensuite? »
L’appel d’offres qui a tout changé
Les critères d’évaluation de CoLab étaient nombreux — 15 à 20 facteurs différents. Mais Tyler a découvert un point crucial :
C’est là que Boast s’est démarqué, autant face aux Big Four qu’aux concurrents purement technos.
« Dès la première rencontre, le partenaire technique de Boast a su résumer notre projet et le comprendre après
le premier appel », se rappelle Tyler. « Ce n’est pas “ça n’a pas de sens, il faut tout reformuler parce que ça ne ressemble à rien de ce qu’on connaît”. C’est comprendre le produit, s’aligner sur la façon de collaborer, puis traduire ça en langage RS&DE. »
Au-delà de la technologie
Alors que d’autres misaient sur l’automatisation pure ou les processus manuels, Boast offrait la combinaison gagnante :
- Expertise technique : des rédacteurs qui comprennent le développement logiciel complexe
- Automatisation des processus : collecte de données et préparation des demandes simplifiées
- Documentation prête pour la vérification : stratégies de défense intégrées dès le départ
- Partenariat stratégique : relation continue, pas juste un service ponctuel
LES RÉSULTATS
Une transformation sur toute la ligne
Depuis le passage à Boast, CoLab a vu des améliorations spectaculaires à tous les niveaux de son programme de crédits d’impôt RS&DE.
Croissance exponentielle des demandes
« De 2017 à 2019, on doublait chaque année nos demandes », rapporte Tyler. « De 2019 à 2021, on a triplé une année, puis augmenté d’environ 10 à 20 % par la suite. »
Ce n’est pas seulement la croissance de l’entreprise — c’est la capacité de Boast à repérer et valoriser des activités de R-D auparavant oubliées.
« Ça a vraiment permis d’économiser beaucoup de temps côté technique, surtout pour notre équipe de développement. »
Des économies de temps qui suivent la croissance
La transformation est d’autant plus frappante que CoLab a connu une forte expansion :
- Relation inverse : alors que CoLab est passée de 10 à plus de 150 employés, le temps consacré aux crédits d’impôt à la R-D a diminué au lieu d’augmenter
- Documentation automatisée : la plateforme Boast génère des dossiers complets sans intervention manuelle
- Révisions simplifiées : des rédacteurs techniques qui comprennent l’entreprise éliminent les allers-retours
Impact stratégique sur la trésorerie
« Quand on est une entreprise de 20 ou 30 personnes, avec quelques millions en banque et un horizon de X mois, la RS&DE est l’un des rares programmes où vous recevez l’argent rapidement », explique Tyler.
Les meilleurs retours sur les crédits d’impôt à la R-D ont permis à CoLab de :
- Allonger la durée de financement lors des phases critiques de croissance
- Accélérer l’embauche en devançant des projets de plusieurs trimestres
- Stimuler l’innovation, notamment avec leur nouveau produit Auto Review lancé en juillet 2025
- Maintenir la trésorerie sans avoir recours à du financement dilutif
« Si vous aviez des fonds illimités et pouviez choisir n’importe quel partenaire RS&DE dans le monde, le plus important c’est votre partenaire technique. »
LA DIFFÉRENCE BOAST
Pourquoi l’expertise spécialisée l’emporte
L’expérience de Tyler montre pourquoi le marché des crédits d’impôt à la R-D se détourne des généralistes Big Four et des solutions purement technologiques, au profit d’experts spécialisés appuyés par la technologie.
Partenariat technique vs. relation de fournisseur
« Le plus important, c’est votre partenaire technique », insiste Tyler.
Les rédacteurs techniques de Boast ne font pas que recueillir des données — ils comprennent l’histoire d’innovation et savent la traduire efficacement pour les examinateurs gouvernementaux.
« Il faut démontrer que vous avez relevé une incertitude technologique, tout en reflétant ce que vous avez réellement accompli. »
Excellence des processus
« Vous ne développez pas un widget, documentez le processus, puis écrivez tout ce qui s’est passé — ce n’est pas du langage RS&DE », précise Tyler.
Cette compréhension fine distingue les fournisseurs spécialisés comme Boast des cabinets comptables génériques et des solutions automatisées.
Création de valeur continue
Contrairement aux relations ponctuelles avec les cabinets traditionnels, Boast offre une valeur continue :
- Accès à la plateforme : documentation et optimisation toute l’année
- Planification stratégique : intégration à la feuille de route d’affaires et aux besoins de financement
- Veille de marché : mises à jour sur les changements de politiques et nouvelles opportunités
- Préparation à la vérification : préparation continue plutôt que défense réactive
« Je suis toujours franc quand je donne des références. J’aime entendre où ils en sont avant de dire “Boast, c’est génial, allez-y”. Comme ça, je peux expliquer la différence entre leur situation actuelle et ce que pourrait être leur avenir. »
RECOMMANDATION
Pourquoi les leaders financiers choisissent Boast
Quand Tyler donne des références à des clients potentiels de Boast, il met l’accent sur la réalité concrète des gestionnaires financiers :
Pour les entreprises qui évaluent des fournisseurs de crédits d’impôt à la R-D, l’expérience de Tyler offre une orientation claire :
Signaux d’alerte à éviter
Signaux positifs à rechercher
« Honnêtement, c’est vraiment mieux depuis qu’on a changé », conclut Tyler. « On a économisé beaucoup de temps… pouvoir retrouver ce qu’on a fait en février, l’expliquer simplement, et voir comment ça s’est traduit dans la demande RS&DE. »
À retenir
Le parcours de Tyler, de la frustration avec les Big Four à la réussite en crédits d’impôt à la R-D, illustre une transformation plus large dans la façon dont les entreprises en croissance abordent le financement gouvernemental. Le vieux modèle de services comptables génériques et de processus manuels pénibles cède la place à l’expertise spécialisée appuyée par la technologie.
Pour les leaders financiers d’entreprises technos en croissance, le choix est simple : continuer à se battre avec des méthodes dépassées, ou s’associer à des spécialistes qui comprennent à la fois votre innovation et l’écosystème de financement.
Les résultats de CoLab parlent d’eux-mêmes : demandes doublées puis triplées, processus simplifiés, défense en vérification assurée et trésorerie stratégique qui alimente l’innovation. Voilà la force d’un programme de crédits d’impôt à la R-D bien géré.
CoLab développe des systèmes d’engagement en conception qui relient tous les aspects de la revue de conception pour le développement de produits complexes. Fondée en 2018 et membre de la cohorte Y Combinator 2019, CoLab a levé des fonds lors d’une ronde de financement de série B et compte plus de 150 membres de son équipe à l’échelle mondiale. Pour en savoir plus : colab.com.
