Pour les entreprises technologiques en forte croissance, naviguer dans le programme de crédits d’impôt RS&DE peut faire toute la différence : soit vous prolongez votre marge de manœuvre financière de plusieurs trimestres, soit vous vous retrouvez coincé dans des vérifications pénibles qui engloutissent des dizaines d’heures. L’élément déterminant? Trouver un partenaire technique capable de traduire vos innovations d’ingénierie en langage fiscal, sans que vous ayez à tout lui expliquer.
Tyler Kelloway, directeur des finances chez CoLab Software, participe au plus récent épisode du balado What The Tech pour raconter son parcours, de la comptabilité chez un cabinet Big Four à la polyvalence dans une startup Y Combinator, et expliquer pourquoi passer à un fournisseur spécialisé en RS&DE leur a permis d’économiser un temps précieux tout en augmentant la valeur de leurs demandes d’année en année.
De la comptabilité Big Four à la Série B
Le parcours de Kelloway vers CoLab a commencé en 2018, alors que l’entreprise comptait moins de 10 employés et avait besoin d’aide pour la tenue de livres. À l’époque, il travaillait chez un cabinet Big Four et a pris CoLab comme projet d’appoint — 10 à 15 heures par semaine en soirée, à gérer ce qu’on appelait officiellement de la « tenue de livres », mais qui couvrait en réalité bien plus.
« Comme vous pouvez l’imaginer, dans une startup techno, on porte plusieurs chapeaux au début », explique Kelloway. « Je m’occupais de la tenue de livres, des opérations financières. Il m’est même arrivé d’aller chercher le lunch. »
Cette polyvalence s’est avérée précieuse à mesure que Kelloway et CoLab ont grandi. Il a rapidement quitté le cabinet Big Four pour s’investir à temps plein, et la croissance de l’entreprise s’est accélérée : acceptation chez Y Combinator en 2019, Série A en 2021, Série B en 2024. Aujourd’hui, CoLab compte environ 150 employés à l’échelle mondiale et génère des revenus solides.
S’attaquer au problème de la revue de conception
À son arrivée chez CoLab, Kelloway a eu un véritable déclic sur l’industrie de l’ingénierie : « Comment ça se fait que ça n’existe pas déjà? Pourquoi il n’y a pas de concurrents? Comment se fait-il que les ingénieurs travaillent encore de cette façon? »
CoLab a développé un système d’engagement pour la conception qui relie tous les aspects fragmentés des revues de conception de produits complexes. Sans ce type de système, l’information cruciale se retrouve éparpillée dans des captures d’écran, des courriels, des fichiers Excel, des messages Slack et des dépôts individuels, ce qui crée un effet boule de neige : les problèmes identifiés en développement ne sont jamais réglés à temps pour la production.
« Plus le produit est complexe, plus ces redondances déconnectées se multiplient », souligne Kelloway. La plateforme de CoLab permet aux équipes de téléverser des fichiers CAO, de collaborer avec les fournisseurs et de travailler vers des conceptions finales dans un seul système centralisé.
En juillet, ils ont lancé Auto Review, un agent IA qui prend en charge les tâches administratives et répétitives en arrière-plan. Les ingénieurs peuvent ainsi se concentrer sur les décisions critiques, plutôt que sur la gestion des processus.
Même s’il n’existe pas de concurrents directs dans leur créneau, CoLab fait face à une concurrence indirecte de la part d’outils qui couvrent certains aspects de leur solution (par exemple, les outils de conception préliminaire ou les systèmes de suivi des tickets/problèmes), mais rien d’aussi complet que leur approche.
La dure réalité des premières demandes RS&DE
L’aventure RS&DE de Kelloway a commencé vers 2018-2019, après avoir entendu parler du programme lors d’un événement local pour fondateurs. Comme beaucoup de professionnels de la finance, il avait évité ce « domaine pas très sexy » pendant ses études et au début de sa carrière.
Cette première demande a été une véritable leçon. En plus de devoir former les équipes internes sur la RS&DE et de collaborer avec des experts sans en être un soi-même, CoLab a subi une vérification dès la première année.
« Je pense qu’on a passé environ 12 heures en discussion », se souvient Kelloway. « Les quatre premières heures se sont super bien passées. On a fait une pause pour le lunch. On est même sortis acheter le lunch tellement la vérification allait bien. »
Puis tout a basculé. L’auditeur s’est accroché à quelques mots dans une réponse et a tenté de rejeter toute la demande RS&DE à cause de ce détail. Le vrai problème : l’auditeur ne comprenait pas la technologie développée par CoLab, donc il ne saisissait pas les incertitudes technologiques mises de l’avant.
« Cette vérification de 12 heures aurait pu se faire en deux si l’auditeur avait compris », explique Kelloway. « Le défi, c’était d’expliquer dans le langage d’un vérificateur fiscal ce qu’une technologie nouvelle, sans équivalent chez la concurrence, accomplit pour qu’il puisse la saisir. »
Même si la demande était modeste, CoLab a hésité à abandonner la vérification, mais a persévéré parce que c’était tout leur travail de base et que ça allait établir un précédent. Ils ont obtenu une approbation de 70 à 80 %, ce qui a été vécu comme une grande victoire vu les efforts investis.
L’impact d’une vraie expertise technique
La vérification de CoLab en 2021 a été tout un contraste. Le vérificateur comprenait vraiment le développement logiciel et la technologie, ce qui a rendu le processus « beaucoup plus simple ». Encore mieux, il les a aidés à reformuler leur dossier pour que les incertitudes « paraissent plus admissibles à la RS&DE ». Résultat : un taux d’approbation de 80 à 90 %, et une expérience efficace pour tout le monde.
Cette expérience a mis en lumière un point clé : « Une entreprise de 10 personnes, ce n’est jamais aussi structuré qu’une de 200. On y passait beaucoup d’heures, mais on a réussi à réduire ça. Plus l’entreprise a grandi, moins on a passé de temps sur la RS&DE, et plus nos demandes ont augmenté. »
Un processus d’appel d’offres sans faille
Après avoir travaillé avec le même cabinet comptable et un fournisseur Big Four, CoLab a décidé de sonder le marché pour voir s’ils obtenaient vraiment le meilleur service au meilleur prix. Ils ont évalué trois cabinets Big Four et deux firmes spécialisées en RS&DE, dont Boast.
L’appel d’offres comportait 15 à 20 critères, mais tout s’est résumé à une question essentielle : « Sont-ils capables de rédiger toute la demande sans notre intervention? Et si oui, devrons-nous tout revoir et réécrire? »
Le facteur décisif, c’était le partenaire technique. Dès les premiers échanges avec Boast, le rédacteur technique a compris le pitch de CoLab dès le premier appel. « Il a répété notre pitch, il l’avait saisi », se rappelle Kelloway. « Il y a toujours des ajustements, mais c’est plutôt : “Devrait-on le formuler ainsi pour faire référence à tel aspect?” Ce n’est pas : “Ça n’a aucun sens, il faut tout refaire parce que ça ne reflète pas ce qu’on a fait.” »
Cette nuance est cruciale, car on ne peut pas simplement décrire comment on a développé un produit et appeler ça de la RS&DE. « Il faut démontrer qu’on a réellement surmonté une incertitude technologique », explique Kelloway. « Et que ça reflète ce qu’on a accompli. »
La valeur des processus sans friction
Depuis qu’ils travaillent avec Boast, CoLab a vu la valeur de ses demandes augmenter régulièrement, tout en réduisant la charge sur ses équipes de développement. De 2017 à 2019, les demandes doublaient chaque année. Entre 2019 et 2021, elles ont triplé une année, puis augmenté de 10 à 20 % par la suite, à mesure que l’entreprise se structurait.
« Ça nous a surtout permis d’économiser du temps de développement », note Kelloway. « On gagne énormément de temps côté technique, que ce soit grâce à l’IA qui traite nos données, à la préparation du rapport, ou au fait qu’on peut facilement retrouver ce qu’on a fait en février et voir comment ça s’est traduit dans la demande RS&DE, en termes simples. »
L’intégration? Kelloway ne s’en souvient même pas comme d’un processus exigeant — et il précise que si ça avait été le cas, ils n’auraient probablement pas poursuivi. Cette fluidité, c’est l’idéal : un processus qui s’adapte à la réalité du marché, sans ajouter de friction.
Un impact stratégique qui va au-delà de la piste de financement
Au début, le financement RS&DE servait surtout à prolonger la piste de financement — essentiel quand on est une PME de 20 à 30 personnes et qu’on calcule chaque mois de survie si tout tourne mal. Mais contrairement à d’autres programmes gouvernementaux qui versent des montants fixes chaque mois selon les dépenses, la RS&DE verse des liquidités dès l’approbation.
« Au départ, ça servait à prolonger la piste de financement, à compenser les coûts d’embauche », explique Kelloway. « Plus tard, ça nous a permis d’accélérer certains projets. Si on pensait embaucher une équipe au quatrième trimestre, mais qu’on recevait le financement RS&DE au deuxième, on avançait l’embauche d’un trimestre, parfois de six semaines. »
Cette capacité à accélérer les plans, plutôt que simplement survivre, crée un avantage concurrentiel concret pour les entreprises en croissance.
Une référence honnête
Quand on lui demande s’il recommanderait Boast, Kelloway répond franchement : « Je donne toujours des références très honnêtes. J’ai d’ailleurs donné une référence à l’un de vos prospects il y a quelques semaines. J’ai été très transparent. »
Sa façon de faire : comprendre la situation actuelle du prospect avant de recommander, pour pouvoir expliquer la différence entre leur réalité et ce qu’ils pourraient atteindre.
Le verdict? « Depuis qu’on a changé, c’est vraiment excellent. »
Pour les entreprises qui découvrent la RS&DE ou qui sont insatisfaites de leur fournisseur actuel, l’histoire de Kelloway est claire : le partenaire technique fait toute la différence. Trouvez quelqu’un qui comprend assez bien votre technologie pour la traduire en langage fiscal sans tout réécrire, et la RS&DE passe d’un casse-tête à une source de financement qui accélère votre feuille de route.
Discutez avec un expert de Boast AI dès aujourd’hui pour découvrir comment nous aidons des entreprises innovantes comme CoLab à maximiser leurs crédits d’impôt RS&DE, tout en réduisant la charge sur vos équipes techniques.
