Le paysage des demandes de crédits RS&DE change, et ce, plus rapidement que bien des entreprises canadiennes ne le pensent. Au cours de la dernière année, nous avons vu une tendance nette : l’ARC met l’accent sur un suivi du temps rigoureux pour appuyer les demandes de RS&DE. Lors des examens et vérifications, elle exige des dossiers détaillés qui prouvent non seulement le travail accompli, mais aussi qui l’a réalisé, à quel moment, et surtout, comment ce travail se rattache aux activités de R-D admissibles.
Il ne s’agit pas de nouvelles règles, mais d’une application beaucoup plus stricte des politiques existantes. Un bon suivi du temps a toujours été recommandé, mais aujourd’hui, c’est ce qui fait la différence entre une demande traitée sans heurts et une vérification pénible.
Les enjeux n’ont jamais été aussi élevés
Pour les innovateurs canadiens, ce changement représente à la fois un défi et une occasion à saisir. Les entreprises dotées de systèmes de suivi du temps solides passent les examens sans encombre, tandis que d’autres font face à des délais, des réductions et de longues discussions avec les vérificateurs de l’ARC.
La question que posent de plus en plus souvent les vérificateurs de l’ARC est simple, mais exigeante : « Pouvez-vous nous démontrer exactement qui a travaillé sur ce projet, combien de temps a été consacré aux travaux de recherche admissibles, et comment ce temps est lié à vos incertitudes techniques ? »
Si vous pouvez répondre avec certitude, tant mieux! Votre demande avance sans accroc. Sinon, vous risquez des retards, des réductions de crédit ou pire encore.
Les avantages concrets d’un suivi rigoureux du temps
Un suivi du temps bien fait vous procure des bénéfices tangibles :
Soutenez vos travaux admissibles : Transformez des descriptions de projets subjectives en preuves objectives et horodatées qui appuient directement votre dossier technique.
Réduisez les frictions lors des vérifications : Diminuez les allers-retours avec l’ARC en fournissant dès le départ la documentation détaillée recherchée par les vérificateurs.
Optimisez la valeur de votre demande : Des registres précis vous assurent de récupérer tous les montants auxquels vous avez droit, sans rien laisser sur la table ni surévaluer vos activités.
Démontrez votre professionnalisme : Montrez aux vérificateurs de l’ARC que votre organisation applique les meilleures pratiques d’affaires, ce qui renforce la crédibilité de votre dossier.
Qui doit s’en préoccuper dès maintenant
Cette tendance touche tous les demandeurs du programme RS&DE, mais certains secteurs ressentent la pression plus fortement :
Entreprises en technologies et logiciels : Là où les projets évoluent rapidement et où la R-D s’intègre au quotidien. Le défi n’est pas seulement de suivre le temps, mais de bien distinguer le développement courant de la véritable recherche et expérimentation.
Startups en forte croissance : Où la documentation formelle passe souvent après la rapidité et l’agilité. L’approche « avancer vite et innover » qui stimule la créativité peut créer des lacunes documentaires problématiques lors des vérifications.
Équipes d’ingénierie et de produits : Où la R-D s’entremêle au développement régulier, rendant essentiel de différencier la résolution d’incertitudes techniques admissibles des tâches d’ingénierie standard.
Que vous en soyez à votre première demande RS&DE ou que vous soyez un habitué, ce virage dans l’application des règles change fondamentalement votre façon de documenter à l’avenir.
La documentation qui compte vraiment
L’ARC ne veut pas seulement des feuilles de temps ; elle veut du contexte. Voici ce que votre système de suivi du temps doit saisir :
Les éléments essentiels
Qui : Identification claire de tous les membres impliqués dans la R-D, avec leurs rôles et qualifications.
Quoi : Descriptions précises des activités, qui vont au-delà de simples étiquettes comme « développement » ou « tests »; détaillez les défis techniques abordés.
Quand : Registres contemporains qui montrent la durée et le moment des activités admissibles.
Pourquoi : Surtout, des liens clairs entre le temps investi et les incertitudes scientifiques ou techniques explorées par votre équipe.
Documenter l’innovation en temps réel
Les organisations les mieux préparées vont plus loin que le simple suivi des heures : elles captent la documentation organique et contemporaine qui émerge naturellement au fil du développement. Cela inclut :
- Des entrées de temps liées à de vraies incertitudes techniques, appuyées par des notes, billets ou messages de validation créés lors de leur résolution
- Des traces d’itérations (ex. : fichiers de conception, versions de code, résultats de tests) qui illustrent la nature expérimentale et itérative du travail
- Des points de décision consignés dans des comptes rendus, discussions ou tableaux de projet où les approches techniques ont été évaluées et ajustées
- Des livrables concrets, allant des prototypes aux rapports d’essai, qui démontrent ce que vous avez appris, y compris à partir de voies sans issue
À retenir : Vous ne suivez pas seulement l’admissibilité fiscale; vous racontez l’histoire réelle de votre innovation au fur et à mesure. Quand cette histoire est documentée en temps réel, l’admissibilité devient évidente.
Comment Boast vous aide à garder une longueur d’avance
Notre expérience auprès de centaines d’entreprises innovantes au Canada nous a permis d’identifier ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas) lorsque les vérifications de Revenu Québec deviennent plus pointues. Nous accompagnons nos clients dans cette transition grâce à :
Des systèmes et modèles éprouvés
Ce ne sont pas de simples cadres théoriques, mais des outils éprouvés sur le terrain qui ont aidé nos clients à réussir des vérifications rigoureuses.
Intégration transparente
Nous travaillons avec les outils déjà utilisés par votre équipe, comme JIRA, GitHub, Harvest, Asana, Clockify, et plus encore. Plutôt que de vous imposer de nouveaux systèmes, nous optimisons vos processus existants pour recueillir la documentation recherchée par les vérificateurs de Revenu Québec.
Documentation prête pour vérification
Les meilleures pratiques pour tenir des registres en temps réel qui relient clairement le temps investi au travail technique et à la résolution d’incertitudes. Nous vous aidons à bâtir une documentation qui raconte votre histoire d’innovation de façon convaincante et crédible.
Préparation stratégique de la demande
Notre approche va au-delà de la collecte de données : nous vous aidons à élaborer un récit stratégique. Nous vous accompagnons pour que votre demande relie clairement le temps investi aux activités admissibles, rendant votre dossier technique évident aux yeux des vérificateurs de Revenu Québec.
Soutien lors des vérifications
Si Revenu Québec vous contacte, vous n’êtes jamais seul. Notre équipe vous accompagne sur demande pendant la vérification, pour présenter efficacement votre documentation et répondre avec assurance aux questions des vérificateurs de Revenu Québec.
Passez à l’action : vos prochaines étapes immédiates
La bonne nouvelle? Vous n’avez pas à tout changer d’un coup. Commencez par ces actions concrètes :
1. Analysez vos pratiques actuelles
Évaluez votre système de suivi du temps par rapport aux attentes de Revenu Québec. Consignez-vous correctement le qui, quoi, quand et pourquoi? Sinon, identifiez les lacunes.
2. Distinguez dès maintenant
Commencez à différencier les activités admissibles à la RS&DE du travail de produit courant dans votre suivi du temps. Cette distinction devient essentielle pour le succès de votre demande.
3. Priorisez le contexte, pas seulement les heures
Assurez-vous que votre équipe consigne le contexte technique derrière chaque entrée de temps : quelle incertitude a été explorée, quelles approches ont été tentées, et ce qu’elle en a appris.
4. Faites-vous accompagner par des experts
Collaborez avec des spécialistes de la RS&DE qui comprennent à la fois les exigences techniques et l’évolution des attentes de Revenu Québec. Nous pouvons vous aider à bâtir ou à améliorer un système à la fois évolutif et prêt pour la vérification.
Répondre aux préoccupations fréquentes
« Qu’est-ce qui a vraiment changé dans les exigences de suivi du temps? »
Rien n’a changé officiellement dans la réglementation, mais l’application est devenue beaucoup plus stricte. Les vérificateurs de Revenu Québec exigent maintenant des preuves beaucoup plus détaillées pour les heures réclamées, incluant des liens explicites entre le temps investi et les incertitudes techniques précises.
« Faut-il investir dans un logiciel de suivi du temps coûteux? »
Pas nécessairement. Des outils simples peuvent être très efficaces, tant qu’ils captent les éléments essentiels : qui a fait quoi, quand, et pourquoi c’était important pour votre projet RS&DE. L’important, c’est la cohérence et le contexte, pas la complexité.
« Que faire si notre suivi historique n’est pas à la hauteur de ces normes? »
Vous n’êtes pas seul — plusieurs entreprises performantes sont dans la même situation. Nous pouvons vous aider à reconstituer la documentation passée lorsque c’est possible, mais la priorité est de bâtir un système durable et prêt pour la vérification à l’avenir. Plus vous commencez tôt, plus votre prochaine demande sera solide.
« Est-ce que tout le monde doit suivre son temps ainsi? »
Seuls les membres de l’équipe dont le temps est inclus dans votre demande RS&DE doivent faire un suivi détaillé. Toutefois, avoir une vue claire de tous les rôles et contributions renforce toujours votre dossier et rend le travail admissible plus évident aux yeux des vérificateurs.
Adapter ce processus à votre équipe
Le meilleur système de suivi du temps est celui que votre équipe adopte réellement. Il doit donc s’intégrer naturellement à vos façons de faire, sans ajouter de lourdeur administrative.
Chez Boast, nous croyons que la documentation doit accélérer l’innovation, pas la freiner. Notre approche vous aide à intégrer le suivi du temps dans le rythme naturel de votre équipe, générant à la fois des informations précieuses pour vos projets et une documentation RS&DE prête pour la vérification.
Les entreprises qui prospéreront dans ce nouvel environnement seront celles qui verront la documentation complète non comme une contrainte, mais comme un avantage stratégique pour mieux gérer leurs projets, prendre des décisions techniques éclairées et maximiser leurs crédits RS&DE.
Prêt à renforcer votre système de suivi du temps et à rendre votre prochaine demande RS&DE encore plus solide? Communiquez avec notre équipe pour découvrir comment nous pouvons vous aider à répondre aux nouvelles attentes de l’ARC en toute confiance.
