Chaque année, le gouvernement américain verse des milliards de dollars aux entreprises innovantes pour soutenir le développement de nouvelles technologies, de nouveaux produits, matériaux et procédés ou l’amélioration de technologies, produits, matériaux et procédés existants grâce au crédit d’impôt pour la R&D. Les petites entreprises et startups admissibles peuvent utiliser ce crédit pour récupérer jusqu’à 250 000 $ par année sur leurs charges sociales, ce qui se traduit généralement par un remboursement de l’IRS.
Bien que les formulaires de crédit d’impôt pour la R&D semblent simples et ne requièrent pas de documentation technique (étude de R&D) lors du dépôt, l’IRS peut procéder à une vérification jusqu’à trois ans plus tard et exigera alors une documentation contemporaine (c’est-à-dire que vous avez documenté le travail au fur et à mesure que vous réalisiez les activités admissibles) pour appuyer votre demande.
Tenter de reconstituer la documentation après coup, c’est s’exposer à voir son crédit réduit ou refusé lors d’un audit, et devoir rembourser les montants reçus avec intérêts et pénalités. Cependant, dans la précipitation pour profiter du financement, certaines entreprises prennent des raccourcis, reçoivent de mauvais conseils ou font de mauvais choix.
L’IRS commence maintenant à surveiller de plus près — notamment en ajoutant la fraude au crédit de R&D à sa liste des « Dirty Dozen » d’arnaques fiscales — et plusieurs entreprises qui ont commis des erreurs ou fait de mauvais choix lors de leurs demandes pourraient bientôt en subir les conséquences.
Parier sur le fait d’éviter un audit est toujours risqué, et avec le gouvernement fédéral qui renforce l’application des règles, c’est le pire moment pour tenter sa chance. Vous ne pouvez pas éliminer complètement le risque d’audit, mais il existe des moyens simples de réduire vos chances d’être audité inutilement.
Cinq éléments essentiels à considérer lors de la préparation de votre prochaine étude de crédit d’impôt pour la R&D :
1. Comprenez bien ce qui est admissible… et ce qui ne l’est pas
L’IRS a des critères stricts sur le type de travaux qui peuvent être considérés comme des activités de recherche. Tout ce que vous réclamez doit satisfaire à leur test en 4 volets.
En pratique, « la quasi-totalité des activités de recherche » doit viser à développer ou améliorer la fonctionnalité, la performance, la fiabilité ou la qualité d’un élément commercial, soit un produit, un procédé, une technique, une invention, une formule ou un logiciel que vous comptez vendre, louer, concéder sous licence ou utiliser dans vos activités.
Vous devez aussi suivre un « processus d’expérimentation » systématique, fondé sur la science, pour résoudre une incertitude technologique. L’incertitude existe si l’information dont vous disposez ne permet pas d’établir la faisabilité du développement ou de l’amélioration, la méthode à utiliser ou la pertinence de la conception de l’élément commercial.
Un processus d’expérimentation doit reposer sur les principes des sciences physiques ou biologiques, du génie ou de l’informatique, et inclure l’identification de l’incertitude, la recherche d’alternatives pour l’éliminer, puis l’évaluation systématique de ces alternatives (par exemple, modélisation, simulation ou essais-erreurs structurés).
Malheureusement, plusieurs consultants en R&D ne vérifient pas l’ensemble des activités pour s’assurer que seuls les travaux admissibles sont réclamés. Cela devient un risque majeur pour votre entreprise, car l’IRS pourra plus facilement réduire ou rejeter votre demande lors d’un audit.
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2. Préparez toujours une étude de R&D
Avec la multiplication des startups, de plus en plus de consultants ou de firmes indépendantes prétendent pouvoir vous aider à réclamer un crédit d’impôt pour la R&D en quelques minutes. Le problème principal, c’est que l’IRS a publié des directives précises sur les activités de recherche admissibles.
Si une firme vous garantit un montant à réclamer pour votre startup en quelques minutes, elle se base probablement uniquement sur vos données de paie et de comptabilité, sans vérifier si vos travaux de développement de produit sont vraiment admissibles.
Comme il n’est pas obligatoire de déposer l’étude technique de R&D, beaucoup de petites entreprises s’en passent pour gagner du temps. De plus, selon le niveau de rigueur de vos équipes techniques dans la documentation des travaux, rassembler toute la documentation nécessaire peut devenir un processus manuel et fastidieux.
Cependant, ce que plusieurs startups ignorent, c’est que l’étude de R&D agit comme une police d’assurance pour votre demande de crédit d’impôt. Puisque l’IRS peut auditer votre dossier jusqu’à 3 ans après le dépôt, vous vous exposez à un risque inutile pendant longtemps.
En fait, si vous ne pouvez pas justifier adéquatement le montant réclamé lors d’un audit, vous devrez rembourser tout ou partie du crédit, avec pénalités et intérêts.
3. Évitez les études de R&D génériques
À l’inverse, certains consultants préparent un rapport technique, mais la qualité laisse à désirer. Dans la majorité des cas où l’IRS a refusé une partie ou la totalité d’une demande, c’est à cause d’un manque de justification ou de documentation sur les travaux réalisés.
Faute d’expertise technique interne, les fournisseurs à bas prix sont souvent incapables de décrire précisément la nature technologique des travaux et utilisent parfois des études de R&D copiées-collées. Ces études génériques sont immédiatement repérées par l’IRS et mettent votre crédit en péril.
De plus, comme ces firmes n’ont pas l’expertise technique pour rédiger un rapport technique solide (quand elles en rédigent un), elles ne pourront pas démontrer comment vos travaux ont permis de surmonter les incertitudes technologiques ou comment ils reposaient sur un véritable processus d’expérimentation.
4. N’inventez pas les feuilles de temps de vos employés
Puisque vous devez documenter tous les travaux de R&D au fur et à mesure (c’est-à-dire tenir des registres pendant la période où ils sont réalisés), il n’est pas recommandé de deviner après coup quelle portion du salaire peut être réclamée pour chaque employé admissible.
Beaucoup de consultants vous conseilleront de réclamer 100 % du salaire de tous les employés admissibles, mais demandez-vous si vous pouvez vraiment prouver que ces employés ont consacré 100 % de leur temps à des activités qui satisfont au test en 4 volets de l’IRS, tel que détaillé dans leurs directives d’audit.
5. Assurez-vous d’avoir un système ou un processus pour recueillir la documentation recueillie au fur et à mesure
Un des éléments les plus fondamentaux à inclure dans toute étude de R&D, c’est la documentation. Pour quels projets réclamez-vous le crédit? Combien d’heures vos employés ont-ils réellement consacrées à ces projets? Quels travaux ont-ils accomplis? Ce n’est que la pointe de l’iceberg. Les demandes appuyées par une documentation précise et recueillie au fur et à mesure ont beaucoup moins de chances d’être auditées.
Cependant, beaucoup de consultants négligent cette étape ou recueillent le strict minimum, car il peut être long de s’assurer manuellement que la demande est bien appuyée. C’est souvent là que des raccourcis sont pris pour gagner du temps et augmenter les profits.
Même s’ils vous rassurent en disant qu’il n’est pas nécessaire d’y consacrer des heures puisque l’IRS fonctionne sur la confiance, rappelez-vous que l’IRS a officiellement mis en garde contre les fausses demandes de crédits d’impôt (y compris le crédit pour la recherche) en les inscrivant sur sa liste « Dirty Dozen ».
En résumé, si vous avez la documentation nécessaire pour appuyer vos demandes de R&D, vous réduisez le risque de faire des réclamations non fondées et, par conséquent, d’être audité par l’IRS.
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Comment choisir votre fournisseur de crédit d’impôt pour la R&D?
Il existe des centaines de soi-disant « experts en crédit de R&D » aux États-Unis. Plusieurs ciblent les entreprises de logiciels de la Silicon Valley, ont des sites web tape-à-l’œil… Certains offrent même une garantie d’audit. Mais il s’agit souvent de tactiques marketing pour donner un faux sentiment de sécurité à leurs clients.
La plupart de ces firmes se contentent de connecter vos systèmes de paie à leur logiciel, de réclamer 100 % des dépenses liées à la R&D et de vous fournir une étude générique à soumettre à l’IRS.
En réalité, ces firmes ne préparent pas proactivement la documentation requise pour un audit, car le processus est fastidieux. Elles misent simplement sur le fait que leurs clients ne seront pas audités et n’offrent que peu ou pas de soutien en cas d’audit.
En cas d’audit, vous et votre équipe devrez passer manuellement au peigne fin des milliers de dossiers pour trouver les preuves nécessaires et démontrer le temps réellement consacré à ces projets. Beaucoup de consultants n’offrent aucun soutien à ce stade, ce qui peut vous coûter 3 ou 4 semaines de travail de votre ingénieur principal — du temps qui aurait pu servir à développer votre produit.
Lorsque vous commencerez à comparer les firmes pour votre demande de crédit d’impôt pour la R&D, posez-vous les questions suivantes :
- La firme possède-t-elle une expertise technique interne qui comprend la nature technologique précise des travaux de R&D réalisés par votre startup?
- Fournit-elle un rapport technique solide en plus des états financiers?
- Fournit-elle une documentation contemporaine sur les travaux réalisés et une justification adéquate des dépenses engagées?
- L’étude de R&D préparée résistera-t-elle à un audit de l’IRS? Si vous êtes audité, l’IRS acceptera-t-il votre dossier ou refusera-t-il une partie, voire la totalité, du crédit?
- La firme vous accompagnera-t-elle pour défendre votre dossier en cas d’audit de l’IRS?
Rappelez-vous : l’IRS peut auditer toute étude de R&D jusqu’à 3 ans après le dépôt. Pourquoi prendre un risque pour économiser quelques dollars à court terme? À long terme, cette erreur peut vous coûter des milliers de dollars.
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